Archivo Nacional entra en la era digital con una plataforma para documentos electrónicos

Actualmente, sólo un 6% de las 1.920 entidades del Estado que debieran transferir documentos al Archivo Nacional lo hacen. A nivel de ministerios y servicios públicos (438), sólo un 7,7% cumple. Por lo mismo, la promulgación de la Ley de Transformación Digital representa un desafío para la entidad, que debe abordar la transferencia de documentos electrónicos, su custodia y preservación a largo plazo. Además, hoy en día las instituciones que gestionan electrónicamente sus documentos deben imprimirlos y empastarlos para enviarlos al Archivo Nacional.

En ese contexto, fue presentada la versión inicial de la plataforma de transferencia y preservación a largo plazo para documentos electrónicos, iniciativa que es parte del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional y que se realiza en el marco del Programa de Modernización del Estado impulsado por la Secretaría de Modernización del Ministerio de Hacienda.

La jornada estuvo encabezada por la ministra de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, Consuelo Valdés, junto con la presencia de Carlos Maillet, director del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, y Emma de Ramón, directora del Archivo Nacional.

El Proyecto de Modernización del Archivo Nacional -–financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Ministerio de Hacienda–- tiene como objetivo dotar al Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos generados por instituciones públicas, producir directrices técnicas, proponer normativa asociada y generar productos que faciliten su implementación.

Al igual que los documentos en papel producidos por el Estado son transferidos al Archivo Nacional, los documentos nativamente digitales que genera actualmente cada organismo también serán depositados virtualmente en la institución.

Hasta ahora se han entregado los módulos de transferencia (en segunda versión), el de almacenamiento intermedio (primera versión) y el de motor de consultas (primera versión).

Beneficios para la comunidad

Este proyecto, se enfoca en entregar beneficios directos a la ciudadanía, entre ellos:

• Ser parte integral del proceso de transformación digital del Estado.
• Entregar herramientas de búsqueda que sean accesibles 24/7 para la comunidad, desde cualquier parte de Chile y el mundo.
• Disminuir el trabajo con papel y generar ahorros en búsquedas y recuperación de información.
• Acerca el trabajo del Archivo Nacional a la comunidad a través de herramientas tecnológicas adecuadas para este propósito.